Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia ( KBBI ), standar adalah ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan; ukuran atau tingkat biaya hidup; sesuatu yang dianggap tetap nilainya sehingga dapat dipakai sebagai ukuran nilai (harga). Sedangkan baku adalah tolok ukur yang berlaku untuk kuantitas atau kualitas yang ditetapkan berdasarkan kesepakatan standar. SPJ adalah surat pertanggungjawaban berbentuk laporan atas kegiatan yang telah dilaksanakan.

Standar Baku SPJ adalah ukuran atau patokan yang menjadi tolok ukur kualitas atau mutu sebuah laporan surat pertanggungjawaban berdasarkan kesepakatan. Standar Baku SPJ di Dinas Perindustrian dan Tenaga Kerja Kabupaten Sukoharjo disusun berdasarkan ketentuan pada peraturan-peraturan yang berlaku pada tahun berkenaan serta kebutuhan pemeriksa keuangan akan bukti-bukti pelaporan yang dapat menggambarkan seperti apa kegiatan dilaksanakan.

Standar Baku SPJ berisi ketentuan-ketentuan yang harus dipedomani oleh bendahara dan kelengkapan bukti dukung apa saja yang harus dilampirkan dalam pelaporan pertanggungjawaban sehingga laporan SPJ dapat memenuhi standar pemeriksa keuangan. Pada buku SAKU SPJKU ini menjelaskan pengertian dan ketentuan SPJ untuk beberapa jenis belanja dengan metode pembayaran Ganti Uang (GU) dan metode pembayaran langsung (LS)